ＰＴＡ広報委員会では、迅速に連絡をとれるようにすることが大切です。なぜなら、広報誌の発行には締切があるからです。
広報誌作りには、突然の変更がつきもの。
写真の差し替えや文字修正はもちろん、撮影予定の行事が中止になったり、逆にＰＴＡ本部の方から撮影のリクエストが来たりすることもあります。
そんな時に、瞬時に連絡がとれないと非常に不便です。
では広報委員同士でスムーズに連絡を取り合うためには、どうすれば良いのでしょうか。
メールアドレスのリストを作る。
できれば、広報委員全メンバーのメールアドレスリストを作りましょう。
さらにできれば、同じ誌面を作るメンバー同士でＬＩＮＥ交換ができると便利です。
一度に全メンバーで話し合うことができるので、たびたび学校に集まるのを減らすこともできます。ただその場合、必ず委員１人ひとりの意見を聞いてから行ないましょう。
なかには、メールアドレスを他人に知られることを嫌がる人もいます。個人情報やプライバシーの問題は、個人個人で感覚が異なるもの。アドレス公開の無理強いは禁物です。
メールアドレスのリストを作ったりＬＩＮＥ交換をしたりする場合は、必ずメンバー全員の意思をきちんと確認してから行ないましょう。
写真をまとめる人はＧmailのアドレスを持とう。
各号のリーダーなど写真データを取りまとめる人は、グーグルのメールサービスＧmailのメールアドレスを持っているとたいへん便利です。
なかなか学校に足を運べない人は、撮影後、学校のパソコンにデータを入れるのが困難です。また、自宅のパソコンを使うことはできても、学校のパソコンを使うのには抵抗があるという方も少なくありません。
そんな時のために、リーダーなど写真のとりまとめを行う人がＧmailを使えると便利です。
Ｇmailは非常に容量が大きいので、画像データをたくさん受け取ることができます。Ｇmailのアドレスを持っていない場合は、自宅のパソコンのアドレスをメンバーに教えておくと良いでしょう。
メールで写真データを受け取れる環境を整えておくことは、迅速に作業を進めるためにも非常に重要です。
以上が、ＰＴＡ広報委員同士でスムーズに連絡をとれるようにするコツです。
でもいちばん大切なのは、広報委員１人ひとりの心がけ。
メールを受け取ったら、なるべく早く返信するようにしましょう。