ＰＴＡ広報誌の発行回数や掲載する行事が決まったら、広報誌完成までのスケジュールを決めます。
「会議の日程の決め方」と重なる部分もありますが、ここではより細かく、スケジュールの決め方を説明していきます。
まず広報誌作成のスケジュールは、おそらく昨年度の委員長さんが全て記録しているはずです。そのデータは、広報委員会の初顔合わせの時に新年度の委員長さんに渡されます。
それを参考にして、スケジュールを立てると良いでしょう。
おそらくそれでだいたいのスケジュールは決められると思いますが、念のためスケジュールの決め方のコツをお伝えしますね。
広報誌作成のスケジュールを決める際には、この２つを心がけます。
- 広報誌発行日から逆算して考える。
- 必ず余裕をもって設定する。
では、それぞれについて具体的に説明していきます。
広報誌発行日から逆算して考える
ＰＴＡ広報誌の作成スケジュールは、まず発行日から逆算して考えます。
たとえば夏休み前の７月13日に発行するのなら、印刷所への最終入稿を１週間ぐらい前の７月６日に設定します。
他の予定についても、作業にかかる日数を予測し、発行日から逆算して日程を決めていきます。
配布（７月13日）
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完成・仕分け（７月10日）
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最終校正・校了（７月６日）
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校正・印刷所に最初に入稿（５日〜１週間：６月20日〜25日の間）
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先生の写真チェック（３〜４日間：６月７日〜10日）
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写真選定・レイアウト決め（５日〜１週間：６月15日〜６月20日頃）
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先生への取材・インタビュー・原稿とりまとめ（２週間：６月１日〜６月12日頃）
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各行事写真撮影：５月いっぱい
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編集会議（４月末〜５月上旬）
このように、広報誌発行・配布の期日からさかのぼって考えると日程が決めやすくなります。
これらの作業の間に、様々な行事や写真撮影が入りますが、だいたいこれぐらいの日程で考えると良いでしょう。
なお、印刷会社への依頼の仕方・広報誌作成方法によって、作業にかかる日数は大きく変わってきます。
昨年度の作成スケジュールを参考にして計画を立てるのが、やはりいちばん良いといえるでしょう。
必ず余裕をもって設定する
ＰＴＡ広報誌作成のスケジュールは、必ず余裕をもって設定するようにしましょう。
あまりにもギリギリに計画を立てると印刷が間に合わなくなり、配る前に夏休みや春休みに突入してしまったなんてことも･･･。
また、慌てるとミスも起こりがち。発行年度や生徒の名前を間違えたなどという致命的なミスが発生しては台無しです。
いちばん気をつけたいのは、「先生方の原稿・写真チェック」にかかる日数です。
広報誌の仕上げの段階で、先生方全員に写真のチェックをお願いするようになると思います。
これは、「広報誌に載りたくない」という児童・家族に配慮するためです。先生方はそれを非常に細かくチェックしますが、出張や研修などが重なると時間がかかることも。
また、引き出しに入れたまま廻すのを忘れていた･･･などという事態が発生することもあります。
広報誌作成のスケジュールは、余裕をもって決めましょう。
特に、先生方への原稿依頼・写真のチェックには長めの日数を設定しておくと安心です。