ＰＴＡ広報委員の活動はボランティア。
どんなに頑張っても、給与が出るわけではありません。
その代わり、子どもの通う学校の様子を知ることができたり、先生方と信頼関係を築けたりと、様々な財産を手にすることができます。
でも、基本的に「作業量はなるべく少なくする」ことが大切。
現役の委員や後継の委員の仕事を増やすようなことは、なるべく慎みましょう。
ＰＴＡ広報委員の場合、たとえばこんな４つの事例が挙げられます。
- 誌面に入りきるかどうかを考えず、思いついた企画を進めてしまう。
- 契約している印刷会社を無理やり変えようとする。
- 撮影を頼まれていない写真を、委員長やリーダーに送信する。
- 学校側にしかわからないことを、広報委員自身で解決しようとする。
では、それぞれについてお話ししていきます。
目次
誌面に入りきるかどうかを考えず、思いついた企画を進めてしまう。
広報委員の編集会議では、最初に「広報誌に掲載する行事」を決めていきます。その際には、誌面に入りきるかどうかを十分に考えてから決めることが必要です。
広報誌に載せる行事は、基本的には毎年変わりません。例年決まっている行事で、すでに誌面はいっぱいなので、「掲載する企画」を増やすのは至難の業。取材までしたのに誌面には載せられず･･･ということになりがちです。
また、新しい企画を誌面に載せることは、学校側にとってもかなりの負担となります。あまり張り切って斬新な広報誌を作ろうとすると先生方のご迷惑となり、後継の広報委員さんまで火の粉を浴びることに。
次の広報誌を出す際に学校側が警戒してしまい、原稿執筆などの協力に応じてくれなくなる可能性もあります。新しい企画を思いついた時には、誌面に入りきるかどうか、スケジュール的に問題はないかなどを十分すぎるほど考えるようにしましょう。
契約している印刷会社を無理やり変えようとする
学校と契約している印刷会社を変えるのは、学校側および印刷会社側に相当な不都合でもない限り難しいです。
また小学校やＰＴＡ本部側も、「従来の方法で印刷会社とやり取りをしながら広報誌を作る」ことを前提にして予算を組んだり、広報誌発行の日程を設定したりしています。
広報委員１人が「この印刷会社は高いから」などと考えて、他の印刷会社を当たろうとするなどは厳禁です。なるべく広報誌作りを簡単かつスムーズにするためにも、これまでの印刷会社と従来のやり方で作業をするようにしましょう。
改革派の方にはつまらないかもしれませんが、多くの人はＰＴＡにそれほど時間を割けません。よほど見過ごせない問題がある場合は別ですが、現在契約している印刷会社は変えないのが無難です。
撮影を頼まれていない写真を、委員長やリーダーに送信する
頼まれてもいない写真を、委員長や各号のリーダーに送るようなことはやめましょう。
たとえば時々、音楽会やマラソン大会のリハーサルの写真を送る人がいます。広報誌では、基本的に本番の写真しか載せません。
練習風景やリハーサルの写真などは、依頼がないかぎりは送らないようにしましょう。本番の写真と紛れてしまうなど、広報誌作りの邪魔になります。
学校側にしか分からないことを、広報委員自身で解決しようとする
学校側にしかわかないことは、学校側に任せましょう。広報委員が立ち入る必要はありません。
たとえば、広報誌を町内会長に届ける児童が、学年と苗字以外不明の場合があります。それを広報委員が調べようとすると大変です。
学校側は全てを把握していますから、広報委員はわかる範囲で作業をし、あとは学校に任せましょう。