ＰＴＡ広報委員の仕事は「広報誌を作ること」です。
では実際にどのようにして作るのか、全体の流れをご説明します。
目次
ＰＴＡ広報委員の仕事の流れ
主な作業手順は以下のようになります。
- 委員会メンバーの顔合わせ
- 編集会議
- 行事の撮影
- 取材・原稿依頼
- 原稿確認
- 写真選定・誌面レイアウト
- 先生方による写真チェック
- 印刷会社に入稿
- 初校・原稿の確認
- 再校・原稿の確認
- 三校、校了
- 印刷納品・仕分け・配布
広報誌はだいたいこのような手順で作成していきます。
各工程について簡単に説明すると、以下のようになります。
委員会メンバーの顔合わせ
メンバー同士の顔合わせをします。
まず広報委員が１人ひとり自己紹介をしていきます。
その際には、この３つを伝えると良いでしょう。
自分の得意分野
ＰＴＡ広報委員に立候補する人は、誌面づくりに関する何らかの得意分野を持っている人が多いです。自己紹介をする際には、それを伝えると後々仕事がしやすくなり、委員会の雰囲気も良くなります。
たとえば、
- 「私は写真を撮るのが好きです」
- 「イラストを描くのが得意です」
- 「出版社で編集の仕事をしていました」
- 「パソコンなら、ひと通りのことはできます」
等々･･･。
少し恥ずかしいと思うかもしれませんが、思い切って自分を売り込んでみてください。ＰＴＡ広報委員会の仕事をスムーズにし、チームワークを良くするきっかけにもなります。
過去の委員の経験
保護者の方のなかには、ＰＴＡ広報委員の経験者もいらっしゃるのではないでしょうか。経験者がいるのといないのとでは、仕事のしやすさが全く違ってきます。
一度でも広報委員を務めた経験がある方は、必ず申し出てください。あなたの経験からくるアドバイスは、きっと役に立ちますよ。
参加できる頻度
仕事などの都合でＰＴＡ活動に参加できない可能性のある方は、必ずそれを全員に伝えましょう。詳しい事情まで話す必要はありませんが、それを聞くことで他のメンバーの心構えが違ってきます。
なかなか参加できない場合は、それを伝えるようにしましょう。
スポンサーリンク
編集会議
広報誌の発行スケジュールや掲載する行事などを決めます。先生へのインタビューや卒業特集など企画のアイデアも決めていきます。
行事の撮影
運動会などの行事を撮影します。あらかじめ広報委員各自の都合などを考えて、撮影メンバーを決めておきます。
取材・原稿依頼
先生やＰＴＡ会長、学校職員の方々などに取材・原稿依頼をします。年度末が近づいてくると、卒業生に原稿を依頼することもあります。
原稿確認
原稿の内容や誤字・脱字などを確認します。特に児童に原稿を依頼した場合は、内容を先生方にも確認してもらいます。
写真選定・誌面レイアウト
撮影した写真を選び、文字原稿とともに誌面に配置していきます。
先生方による写真チェック
個人情報の問題で、広報誌に写真を載せられないお子さんもいらっしゃいます。掲載予定の写真を先生方全員にチェックしていただき、掲載の可否を確認します。
印刷会社に入稿
原稿をほぼ完成した形にして、データを印刷会社に渡します。完成イメージを紙に印刷したサンプルも渡しておくと安心です。
初校・原稿の確認
印刷会社から戻ってきた原稿を校正します。
原稿の誤字・脱字、先生や児童の名前、行事の日程などが間違っていないかを入念にチェックします。
色やイラストのイメージについても確認します。
再校・原稿の確認
初校で修正指示をした部分が、きちんと直っているかを確認します。その際には訂正箇所だけでなく、全体にもう一度目を通すことが肝心です。
「修正したら余分に文字が消えてしまった」など、修正作業で新たなミスが発生することもあります。
三校、校了
印刷会社から戻ってきた原稿に修正箇所がなくなった時点で、校了となります。
印刷納品・仕分け・配布
印刷会社から納品された広報誌をクラス別に仕分け・配布。
これで広報委員の仕事は終了です。
