ＰＴＡ広報委員会の会議日は、発行日から逆算して決めていきます。
ＰＴＡの会議は基本的に平日の昼間に行なわれるため、全員が集まれる日というのはなかなかありません。
そこで、会議の日程を決める際のポイントとコツをお教えします。
目次
委員長・副委員長のいずれかが出席できる日にする
会議の日程を決める際には、まず委員長が出席できる日にしましょう。
委員長が出席できる日にしておくと、その日に決まった出来事や、学校やＰＴＡ本部からの突然の要望について迅速に対応することができます。委員長がその場にいないと、その後、委員長の意見を聞いて判断するといったタイムロスが出てしまいます。
また、委員長は会議の議事録を全員に伝える必要があります。会議の日程は、まず委員長が出席できる日に設定しましょう。どうしても無理なら、せめて副委員長が出席できる日にしましょう。
なるべく多くの人が出席できる日にする
委員長・副委員長のいずれかが出席できる日を決めたら、次はなるべく多くのメンバーが出席できる日にします。
メールなどでメンバー全員に都合を聞き、なるべく多くのメンバーが出席できる日を選びます。
締切日から逆算して、余裕を持った日に設定する
ＰＴＡ広報委員会の仕事でいちばん大切なことは、広報誌発行の締切を守ることです。日程を決める際には、常に発行日から逆算して余裕を持った日に設定しましょう。
原稿の最終チェックが先生方の出張で遅くなったり、印刷会社の都合で納品に時間がかかったりと、広報誌発行までには突発的なトラブルがつきものです。
「広報誌が発行される前に６年生が卒業してしまった･･･」
そのようなことのないよう、発行日まで余裕を持って仕事ができるよう日程を組みましょう。
これは奥の手！授業参観日の午前中にする
年に何回か、５時間目が授業参観という日があると思います。思い切って、そのような日の午前中に会議をするのも手です。
日頃は仕事でＰＴＡに参加できない人も、授業参観日は休みをとる場合が多いです。ＰＴＡ会議室の予約状況を確認し、授業参観日の午前中が開いていたら、その日に予約を入れてしまいましょう。
その日に重要な話し合いをしたい場合は、昼食持参で参加してもらうようにすると、一度帰宅する手間が省けて効率的です。
開始時間は、近隣の幼稚園の開園時刻後にする
これは日程の話ではありませんが、会議日を決める際には時間も考慮することが大切です。
会議の時間を決める際には、下に小さいお子さんがいらっしゃる方にも配慮しましょう。特に、近隣の幼稚園の開園時間は要チェック。
ＰＴＡ広報委員の方のなかには、下のお子さんを幼稚園に送ってからでないと会議には出られないという方がたくさんいらっしゃいます。そのような方のためにも、会議のスタート時間は、近隣の幼稚園の開園時間後に設定しましょう。
ＰＴＡの会議日・時刻を決める際には、「委員それぞれの事情に配慮すること」と「決定権を持つ人が出席できること」。
この２つを念頭に入れることが大切です。