ＰＴＡの広報誌を作る前に、最低限決めておくことは以下の４つです。
- 委員長・副委員長
- 広報誌の年間発行回数
- 各号の担当メンバーとリーダー
- 撮影者・イラスト・パソコン・文章作成などの役割分担
それぞれの決め方について簡単に説明すると、以下のようになります。
委員長・副委員長
ＰＴＡ各委員の委員長・副委員長は、年度初めの会議で決めます。
立候補者がいない場合は、クジなどで決めることが多いです。
広報誌の年間発行回数
一般的に、年２〜３回という小学校が多いです。
年によって発行回数が変わるということはまずありませんので、例年通りと考えてよいでしょう。ただ、小学校の都合により変更になる場合もあるので必ず確認を！
たとえば年度途中で小学校が改装工事をするような場合、運動会や音楽会の日程が大幅に変わることがあります。
大規模な行事の日程が変更されると、それに伴い広報誌の発行回数や発行時期が変わる可能性があります。
学校側の意向や予定と合わせて、広報誌の発行回数をあらかじめ決めておきます。
各号の担当メンバーとリーダー
広報誌の発行回数が決まったら、各号の担当メンバーを決めます。これはだいたい学年別に決めますが、個人の事情も聞いてから決めると良いでしょう。
たとえば上のお子さんが受験生という場合、秋以降は忙しくなるので、できれば前期（春〜夏）の担当にしてほしい。そんなリクエストもあるかと思います。
そのような要望に配慮しながら、人数のバランスを考えて担当メンバーを決めていきます。
各号の担当メンバーが決まったら、今度は各号のリーダーを決めます。
これは、委員長・副委員長とは別の人物にします。各号のリーダーがとりまとめることで、各号のメンバーだけでスピーディーに動くことができます。
最終的な決定権限をもつのは委員長ですが、それまでの原稿・写真のとりまとめや会議の日程決めなどはリーダーが行なうと良いでしょう。そうすることで、委員長・副委員長の負担も減らすことができます。
撮影者・イラスト・パソコン・文章作成などの役割分担
各号のメンバーが決まったら、軽く役割分担をします。
写真撮影は基本的に委員全員で行ないます。ただ、特に写真撮影を得意とするメンバーがいる場合は、その方に多く参加してもらうのも良いでしょう。
また、イラスト・パソコン・文章作成が得意という人がいたら、その方に得意分野を割り振ってみましょう。特に、広報誌の最終ページに載せる「編集後記」を書く人をあらかじめ決めておくと、締切間際になってもあわてることがありません。
だからといって、得意な人に何でも押しつけるのは禁物。誰かひとりに頼ることなく、メンバー全員で広報誌を作るという自覚を常に持ちましょう。
