いよいよ広報誌ができあがり、後は子どもたちに配るだけ！
ここまで来たら、ＰＴＡ広報委員の仕事もあと一息です。
この章では、完成した広報誌の仕分けと配布方法について解説していきます。意外と煩雑で重労働な作業なので、ぜひご参考になさってください。
ＰＴＡ広報誌の仕分け・配布の際のポイントは、次の５つです。
- 印刷会社から広報誌を受け取る日時・方法を確認する
- 児童数か世帯数かを確認する
- 部数の確認はダブルチェックで
- 町内会長や校医の先生への配布方法を確認する
- 切手を購入した場合は領収書をもらう
では、それぞれについて説明していきます。
印刷会社から広報誌を受け取る日時・方法を確認する
広報誌の印刷が終わったら、おそらく印刷会社から委員長に連絡が来ると思います。もし連絡がなかったら、印刷発注をした３日後ぐらいに電話で連絡してみましょう。
そこで印刷会社と、広報誌受け渡しの日時・方法を話し合います。
たとえば日時なら、「●月×日の金曜日、午後３時に〇△小学校に届けてもらう」というように印刷会社と約束をとりつけます。
万が一、印刷会社と都合が合わない場合は、副委員長や各号のリーダーに、受け取ってもらうようお願いしても良いでしょう。
それでも無理そうなら、学校側にお願いしてみましょう。
広報委員担当の先生や副校長先生などが受け取り、職員室やＰＴＡ会議室に保管してくれる場合もあります。
児童数か世帯数かを確認する
広報誌をクラス別に仕分けする前に、まず「児童数か世帯数か」を確認します。
実は学校の配布物は、「児童１人ひとり全員に配る」ものと「児童の家庭に配る＝兄弟姉妹が同じ小学校にいる場合には、より低い学年の子どもだけに１通配る」ものがあります。
広報誌はたいてい「世帯数＝一家に一部」だと思いますが、学校側に確認をしましょう。学校には、児童数と世帯数両方が書かれた一覧表があるはずです。
児童数か世帯数かを確認したら、それを見ながら広報誌をクラス別に仕分けしていきます。
部数の確認はダブルチェックで
広報誌の部数を数える際には、２人でダブルチェックをしましょう。
実は広報誌は、非常に部数を数えにくいんです。広報誌は折って作られているので、紙が何重にも重なっています。
よって部数を数える際、１部しか手に取っていないのに２部と数えてしまうようなことが多いのです。
クラス別に児童数あるいは世帯数で仕分けをしたら、もう一度他の人に数え直してもらいましょう。
町内会長や校医の先生への配布方法を確認する
ＰＴＡの広報誌は、学区内の町内会長や校医の先生、前年度いっぱいで退職された先生方にも配布します。
町内会長に配る際には、「広報誌を町内会長に渡すことを任されている」児童に託します。学校側から、その児童のリストが渡されると思います。
学校で用意されている封筒に広報誌を入れ、その児童のクラスと名前を書き、広報担当の先生に渡します。そうすることで、町内会長に広報誌が届きます。
校医の先生や退職された先生には、直接自宅に届けるか郵送で配布します。
小学校によって届け方は異なると思いますので、副校長や広報担当の先生に配布方法を確認しましょう。
切手を購入した場合は領収書をもらう
広報誌を配布する際、切手を購入・使用する場合もあります。
前年度に退職された先生に届ける場合が、それに該当します。その場合は必ず領収書をもらいましょう。
領収書をもらったら、広報担当の先生に提出します。そうすることで後日、先生を通じて切手代が戻ってきます。
ＰＴＡ広報誌の仕分け・配布は、委員全員で力を合わせて行なうことが大切です。これが終わったらもう解散。
できるだけ多くの人に参加してもらい、「大変だけど楽しかったね！」という言葉で広報委員活動をしめくくりましょう。
