先生の紹介ページの内容が決まったら、いよいよ先生方に原稿を依頼します。先生方は忙しい合間を縫って、原稿・アンケートを書いてくださいます。
楽しい広報誌を素早く仕上げるためにも、気持ちよく原稿を書いていただきたいですよね。
ここでは、そのポイントを伝授。知れば必ず、素敵な「先生紹介ページ」ができあがりますよ。
先生への原稿依頼のポイントは、次の４つです。
- 必ず事前にアポをとる
- 丁寧な依頼文書を作る
- 字数や書き方を明確に示す
- 締切や回収方法を明記する
では、それぞれについて説明していきます。
必ず事前にアポをとる
先生方に原稿を依頼する際には、必ず事前にアポイントメントをとりましょう。
これは何も、先生１人ひとりに約束をとりつける必要はありません。校長・副校長・広報委員担当の先生の３名で構いません。
依頼文書を配る前に、「広報誌で先生方の紹介ページを作るので、近々アンケートを行なわせていただきます」と口頭で伝えておきましょう。
そうすれば、いつ頃アンケート用紙の配布や原稿依頼をすればよいかを教えてくれます。事前にアポをとらないと、何度も学校に通う羽目になります。
そのような事態を避けるためにも、事前に原稿依頼のアポイントメントをとりましょう。
丁寧な依頼文書を作る
先生方は忙しいなか、広報誌の誌面づくりに協力してくださいます。依頼文書を作る際には、心をこめて丁寧な文書を作るようにしましょう。
依頼文書作成のポイントは、主に次の２つです。
- 「原稿依頼の主旨」や「答えてもらいたいこと」をはっきりと示す
- 丁寧な言葉遣いを心がける
先生方が戸惑うことなく気持ちよく原稿を書けるよう、配慮することが大切です。
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字数や書き方を明確に示す
原稿を依頼する際には、字数や書き方を明確に示すことも大切です。あまりにも文字数が多いと誌面に文字が入りきらなくなり、再度書いてもらうことになります。
また、先生方の書いた原稿をそのまま載せたい場合は、縦書きか横書きかを指定しましょう。二度手間を避けるためにも、字数や書き方をはっきりと示すことが大切です。
締切や回収方法を明記する
先生に原稿を依頼する際には、締切や回収方法を明確に示しましょう。回収は、広報委員担当の先生にお任せすれば良いでしょう。
事前に広報委員担当の先生に、回収のお手伝いをしていただくことを知らせましょう。広報委員担当の先生とはいえ、常にＰＴＡ活動を中心に動いているわけではありません。
突然お願いするのではなく、原稿用紙やアンケート用紙を配る前に「何月何日までにアンケートを回収していただいてよろしいですか」などと確認をとりましょう。
