ＰＴＡ広報委員は、印刷会社とのコミュニケーションも大切です。
ＰＴＡ広報誌を印刷してくれる印刷会社は、地元の印刷屋さんであることがほとんど。近隣の小中学校の広報誌を一手に引き受けている場合が多いので、何でも相談に乗ってくれます。
スムーズに気持ちよく作業を進めるためにも、印刷屋さんとのお付き合いは非常に大切です。年度初めの委員会で、印刷屋さんからごあいさつがあると思います。
その際には以下の３つを確認しておきましょう。
- 互いの緊急連絡先
- 印刷にかかる日数
- 入稿方法
では、それぞれについて説明していきます。
互いの緊急連絡先
印刷会社さんがあいさつに見えたら、互いの緊急連絡先を交換しましょう。
連絡先を交換するのは広報委員全員でなくても構いません。委員長・副委員長・各号のリーダーだけでＯＫです。
魅力ある広報誌を作るためには、印刷会社と密なコミュニケーションをとることが不可欠です。たしかに印刷会社はプロとして、写真の加工やデザインなどを美しく加工してくれます。
でも、広報委員の望むイメージと違っていることが多々あります。
個人情報の関係でトリミングを指示した写真が、トリミングされない場合もあります。そのような場合には、なるべく早く印刷会社にその旨を伝えます。
また誤字・脱字の修正、写真の差し替えの指示も迅速に出さなければなりません。すぐに連絡がとれるようにしないと、ミスのある状態で広報誌が発行・配布されてしまいます。
印刷会社さんがあいさつに来たら、委員長・副委員長・各号のリーダーは印刷会社と緊急連絡先を交換しましょう。
印刷にかかる日数
印刷かかる日数を必ず確認しましょう。
入稿・印刷・納品にかかる日数は、例年とそれほど変わりません。ですが、印刷会社の都合により、印刷にかかる日数が長くなる可能性もあります。
たとえば印刷会社社長の個人的な事情や、印刷会社のリニューアルや引っ越しなどがあると、入稿から納品までの期間が長くなります。
「毎年２〜３日で納品されるから今年度もそうだろう」とのんびりしていたら、社長が不在で業務がストップしていたなんてことも･･･。
そのようなことが起こらないように、印刷にかかる日数など印刷会社の都合・事情をあらかじめ確認しておきましょう。その際には、発行予定日を印刷会社に明確に伝え、そのうえで「遅くとも何日前までにデータがほしいか」を聞いておくことが大切です。
入稿方法
原稿の入稿方法を確認しておきましょう。
各小学校の広報誌作成方法や印刷会社の方針によって、入稿方法は変わってきます。
たとえば、全ての原稿をＰＴＡ広報委員が作ってから入稿するのか。それとも各行事の誌面ができ次第、五月雨式に入稿するのか。PDFデータで出すのか、紙に完成イメージを書いて渡すのか。
昨年度までの入稿方法をそのまま行なえば大丈夫かとは思いますが、印刷会社の都合やＰＴＡ広報委員の技能、行事日程の間隔などによって変わってきます。
まず印刷会社に「どのように入稿するのが望ましいか、効率的か」をよく聞き、それに沿って入稿しましょう。