広報誌を校正する際には、以下の５つをチェックします。
校正とは
校正刷りと原稿とを照合するなどして文字や内容の誤りを正し，体裁を整えること。版下や原画との照合についてもいう。
引用元：weblio
- 号数と発行年月日
- 先生や児童の名前
- 行事の名称と日付
- 誤字・脱字
- 写真掲載の可否
では、それぞれについて説明していきます。
号数と発行年月日
ＰＴＡの広報誌には、必ず号数が入れられています。この号数を間違えることが、意外と多いんです。
広報誌のタイトル部分は、毎号同じものを使います。
季節によってデザインを変える（タイトルの枠を桜にしたり、木の枝にしたりするなど）ことはあっても、題字はそのままです。
そこで見落としがちなのが、「号数」。
号数は、広報誌が発行されるたびに毎回更新されますよね。たとえば「第100号」が出たら、次の広報誌は「第101号」です。
ところがそれを変えるのを忘れて、次の広報誌も「100号」で出してしまうなどということが広報誌では起こりがちです。
印刷会社に原稿を出す際には、必ず「号数が更新されているか」をチェックしましょう。
また、発行年月日も忘れずに更新しましょう。特に年度末に出す広報誌は、前の号から「年」も変わっているので注意が必要です。
「2016年」が「2017年」にきちんと変更されているかなどを、入念にチェックしましょう。
なお、発行年月日の「日」まで決めるのが難しい場合は「年」と「月」だけでも良いでしょう。（例：「2017年３月発行」など）
ミスが出ないように、敢えてミスが出そうな部分は省いておくのも賢い方法です。
先生や児童の名前
先生紹介や卒業生特集では、人物の名前が多く登場します。その際には、名前に間違いがないかを念入りにチェックします。
特に注意したいのが「旧字体」です。
姓の「渡邊」を「渡辺」にする程度は良いかもしれませんが、名前が旧字体の場合はなるべくそのまま載せるようにします。
たとえば「惠子」や「眞」という人の名前を、「恵子」「真」などとしないよう注意します。なお、どうしても旧字体で印刷できない文字の場合は、本人に相談をしたうえで新字体で載せましょう。
行事の名称と日付
行事の名称と日付もチェックが必要です。学校から行事案内や年間行事のプリントをもらい、改めて行事の名前と日付を確認します。
たとえば「地域の方への感謝の会」なのか「地域の方に感謝する会」なのか、はたまた「地域の方へ 感謝の会」なのか。
行事の名称は、改めて聞かれるとうろ覚えのことが多いです。学校側から正式名称が書かれた資料をもらい、日付とともにチェックしましょう。
誤字・脱字
人名や行事の名称はもちろんのこと、写真のキャプションや文章の誤字・脱字もよくチェックしましょう。
これはＰＴＡ広報委員１人ひとりにじっくりと読んでもらうと良いです。
１人の人が読んだだけでは見逃してしまう誤字・脱字も、複数の人が読むと抜け・漏れがありません。また、一度全員に読んでもらった後（あるいは全員が読む前）に、広報誌を中央において皆で囲んでチェックするのもおすすめです。
実は文字や文章は、逆さまから眺めるとミスが見えてくることが多いんです。逆さまの状態で見て、何か違和感を覚えたら、正しい位置で見直してみましょう。
「なぜさっき気づかなかったんだろう？」と思うようなミスを発見し、驚きますよ。
写真掲載の可否
掲載不可の写真がないかは、すでに先生方にチェックしてもらったことと思います。
最後にもう一度、ＮＧの写真が載っていないかをチェックしましょう。個人情報を守るためにも、このチェックは非常に重要です。
掲載不可とされた写真がうっかり原稿に配置されていないか、もう一度念入りに確認しましょう。
校正をする際には、「誤字・脱字」の項でも説明したとおり「広報委員１人ひとりに目を通してもらう」ことが大切です。
全員で広報紙を囲んでチェックし、さらに１人ひとりが広報誌をじっくりと読みチェックする。
その２つのステップを踏むことが非常に大切です。