行事の写真を撮影したら、各号のグループリーダーに写真を送信します。
写真をとりまとめる人はリーダーでなくても構いません。
Ｇmailのアドレスを持っている人や、パソコンでデータを保存・まとめるのが得意な人が担当しても良いでしょう。
ただし、データがバラバラにならないように１人の人がまとめるようにしましょう。
写真データを送る際には、以下の５つを守ることが大切です。
- 締切を守る
- あらかじめ、送信の仕方をリーダーに伝えておく
- ５〜６枚選んで送る
- 写真データに行事名・クラス・名前を入れる
- 撮影した写真データは全て手元に残しておく
では、１つひとつについて説明していきます。
写真データ送信の締切を守る
委員長あるいはリーダーは写真データを集める前に、必ずメンバー全員に「写真データ送信の締切」を伝えておきます。
締切を伝えておかないと、いつまでたっても写真をまとめることができず、広報誌作りが難航してしまいます。
写真撮影の前に、必ず写真データ送信の締切日を伝えておきましょう。
そしてメンバーは、必ず締切を守るようにしましょう。
あらかじめ、送信の仕方をリーダーに伝えておく
写真データの送り方は様々です。
ＰＴＡ会議室のパソコンに直接入れる、メールで送る、リーダーにＳＤカードを渡す、ＳＤカードをＰＴＡ会議室内の引き出しに入れておく等々。
撮影メンバーはあらかじめ、どのようにして写真を送るのかをリーダーに伝えておきましょう。そうすることでリーダーは、データの管理がしやすくなります。
写真データをまとめる人は、行事ごとにファイルを作り、データを管理したり写真を印刷したりするものです。
誰が、いつ、どのようにして写真を送ってくれるのかがわからないと、なかなかデータをまとめる作業ができません。
事前に写真データの送り方をリーダーに伝え、撮影後なるべく早く写真データを渡すようにしましょう。
写真を５〜６枚選んで送る
リーダーに写真データを送る際には、撮影した写真から５〜６枚選んで送りましょう。
撮影した写真全部を送っては、まとめる人は大変です。
自分なりに「よく撮れている」と思った写真を５〜６枚選び、送信するようにしましょう。
写真データに行事名・クラス・名前を入れる。
これは写真データを送るうえで、最も大切なことです。
パソコンが苦手な人は少し大変かもしれませんが、撮った写真のデータ１枚１枚に、必ず「行事名・撮影者の子どものクラス・撮影者の名前」を入れましょう
（例：「６年生を送る会・６−１・佐藤」など）
特に行事名は必ず入れるようにしてください。
体育館の行事などは似たような写真になることが多いので、行事の名前をきちんと入れないと、どの行事の写真かわからなくなってしまいます。
また、運動会の写真については必ず「競技者の学年・競技名・撮影者の名前」を入れましょう
（例：「２年徒競走・２−３・鈴木」など）
徒競走などは似た画像になりがちです。競技者の学年と競技名が正確に書かれていないと、どの学年のどの競技の写真かがわかりません。
正確な広報誌を作るためにも、写真データに「行事名（競技名）・撮影者の子どものクラス・撮影者の名前」を入れましょう。
撮影者の名前を入れるのは、万が一写真が差し替えになった場合や、どの行事のどの競技の写真かがわからなくなった時のためです。
写真が差し替えになった場合、他にも良い写真はないか撮影者に確認することになります。
よって、撮影者の名前も必ず入れるようにしましょう。
撮影した写真データは全て手元に残しておく
撮影した写真データは、必ず全て手元に残しておきましょう。
選んだ写真以外を削除してしまうと、万が一写真がボツになった時に困ります。
どんなに素晴らしい写真でも、個人情報の関係で「掲載ＮＧ」になるのはよくある話です。
写真がボツになった際にあわてないようにするためにも、メンバー全員、写真データは必ず全て残しておくようにしてください。
余分な写真データを削除するのは、広報誌が無事発行されてからにしましょう。