ＰＴＡ活動は、主に平日の昼間に行なわれます。そのため、仕事を持っている方や小さいお子さんのいる方は、どうしても欠席しがちになります。
そのような方がいる場合、ＰＴＡ広報委員会ではどのように対応すればよいでしょうか。
目次
会議の日時を連絡する際には、終了予定時刻も伝える
会議の日時を伝える際には、開始時刻だけでなく終了予定時刻も伝えます。仕事を持っている方の中には、午前中だけ会社を休んでＰＴＡ活動に参加する方もおられます。
終了予定時刻も伝えておくことで、仕事を持っている方は勤務先に予定を伝えることができ、ＰＴＡに参加しやすくなります。
広報委員会議の前には議題を伝える
会議の前には、あらかじめ議題を伝えておくことも大切です。
「なかなか学校に出向くことはできないが、メールで意見やアイデアだけでも出したい･･･」
ＰＴＡ活動に参加できなくても、そういう思いを持っている人は案外多いです。事前に議題を伝えておけば、そんな方もメールで意見などを出すことができます。
会議の前には、全員に議題を明確に伝えましょう。
予定している広報委員会議の重要度を伝える
会議の内容によって、なるべく多くの人数を要する場合とそうでない場合とがあります。たとえば運動会の撮影担当者を決めるなど大規模な行事に関わる会議は、なるべく全員参加が望ましいです。
一方で、最終の校正などはそれほど人数を要しません。もちろん全ての会議に全員参加できるのが望ましいですが、なかなかそういうわけにはいきませんね。
仕事を持っておられる方は、ＰＴＡ活動の重要性をもとに仕事を休むか否かを判断します。
できるだけ多くの人に参加してほしい用件なのか、少人数ですむ用件なのか。それを事前に伝え、メンバー全員に参加可否の判断材料を示しましょう。
会議の後には、メールで議事録を送る
会議の後には、必ず広報委員全員にメールで議事録を送りましょう。
会議で何が話し合われたのか、広報誌作りがどこまで進んでいるのかがわからないと、普段参加できない人はますます参加しにくくなります。
滅多に参加できない人がいても、無駄とは思わず、必ず全員に議事録を送りましょう。
参加できない人を責めない
広報委員会の会議や作業に全く参加しない人がいると、次第に委員の間で不満がたまってきます。それは仕方のないことですが、「できる人ができる範囲で無理なく」がＰＴＡ活動の基本です。
もし会議のなかでそのような不満が噴出したり、ＬＩＮＥの会話のなかでそのような声が出てきたりしたら、なるべく早く鎮めるようにしましょう。
納得のいかない面もあるかもしれませんが、不満や悪口はいったん外に出るとどんどん膨張していきます。ＰＴＡ活動に参加できない方のなかには、思わぬ事情を抱えている場合もあります。
ＰＴＡ活動を気持ちよく行なうためにも、参加できない人を安易に責めるのはやめましょう。
参加できない人は、必ず欠席連絡を
広報委員会の会議に参加できない人は、必ず事前に欠席連絡をしましょう。その場合は、委員長か副委員長、担当している広報誌のリーダーに連絡をすれば良いでしょう。
普段参加できないからといって、連絡なしで欠席するのは禁物です。たとえ毎回参加できなくても必ず欠席連絡をし、学校に行かなくても協力できることはないかを聞きましょう。
ＰＴＡ広報委員の活動を楽しくするためには、参加できる人・できない人双方が互いを思いやることが大切です。
以上のようなことを心がけ、気持ちよく広報誌作りを進めましょう。